En cualquier momento, el registro de asistencia de las empresas está sujeto a ser fiscalizado por la autoridad, y más aún en esta extraordinaria etapa en la que se ha visto un aumento considerable del teletrabajo; ello es porque esta modalidad de labores requiere igualmente del cumplimiento de las exigencias relacionadas con el registro de asistencia, establecidas en el artículo 33 del Código del Trabajo y la normativa laboral vigente.
A continuación, le describimos resumidamente los reportes que la empresa se verá obligada a presentar frente a una auditoría. Por ello, es de suma importancia que su sistema de reloj control y registro de asistencia maneje la información necesaria para generarlos:
1. Reporte de asistencia: Este reporte debe contener la información relativa al registro de asistencia de sus trabajadores por períodos de 30 o 60 días. Este reporte debe permitir la búsqueda mediante filtros como nombre, RUT, descripción de turno, local o lugar de prestación de servicios. Así mismo, debe identificar expresamente las inasistencias del trabajador y la distribución de días libres o ciclos de descanso si corresponde.
2. Reporte de jornada: Este reporte debe contener información sobre horas ordinarias y extraordinarias, por períodos semanales, quincenales o mensuales según se solicite. Adicionalmente, deben individualizarse claramente los atrasos o salidas anticipadas, compensación de horas laboradas. Por último, contemplarse la posibilidad de búsqueda por los filtros ya señalados en el punto anterior.
3. Reporte de días domingo y/o festivos: Este reporte debe contener información relativa a todos los domingos y festivos laborados durante un período de 12 meses anteriores a la emisión del reporte, considerando los filtros de búsqueda ya mencionados.
4. Reporte de modificaciones y/o alteraciones de turnos: Este reporte debe mostrar las modificaciones de los turnos para uno o varios trabajadores durante un determinado periodo y permitir la emisión de este en función de los filtros ya mencionados.
5. Reporte de exceso de jornada (diaria o semanal): Este reporte debe contener información relativa a los excesos de jornada de uno o varios trabajadores por periodos de 30 días, posibilitando buscar información mediante los filtros ya mencionados.
Toda la información contenida en los reportes antes mencionados, podrá ser solicitada hasta por un lapso de cinco años; ello hace vital que su sistema de control y registro de asistencia respalde dicho historial.
Por último, es necesario tener presente que el Fiscalizador podrá ingresar directamente al registro electrónico de asistencia con una clave que se le debe entregar durante las inspecciones. Esto es parte de las exigencias que la Dirección del Trabajo hace a los sistemas de control electrónico para certificarlos.
En función a lo antes expuesto, le invitamos a conocer nuestro Sistema de registro de control de Asistencia, GENHORAS. El sistema se encuentra debidamente certificado por la Dirección del Trabajo; le permitirá llevar un registro óptimo del tiempo de trabajo cumplido por su personal. Al mismo tiempo agilizar los procesos de auditoría por parte de la autoridad laboral.
