En algunas ocasiones, ciertas actitudes de los trabajadores transgreden obligaciones legales o contractuales. La legislación laboral vigente establece medidas que el empleador puede utilizar para lograr evitarlas y/o eliminarlas.
Cuando se requiere una medida correctiva más allá de una simple conversación o llamado de atención verbal, es posible amonestar al colaborador por escrito; para ello se disponen de las cartas de amonestación.
Y es que, a la hora de evaluar una decisión drástica por parte de la empresa, como sería un despido, es importante que ésta cumpla con los requerimientos formales y legales mínimos que permitan su correcta utilización.
Cartas de amonestación: Factores a tomar en cuenta
A continuación, se detallan algunos puntos indispensables para la correcta aplicación y/o utilización de las cartas de amonestación:
1. Las sanciones aplicables y que darán origen a una carta de amonestación deben estar contenidas en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad (RIOHS) de la empresa. Recordemos que éste es el instrumento administrativo por medio del cual el empleador regula los requisitos, obligaciones, prohibiciones y sanciones, al que deben sujetarse todos los trabajadores(as), en relación con sus labores, permanencia y vida en la compañía; en conformidad con lo establecido en el Artículo 154 del Código del Trabajo.
2. La carta es aplicable en la medida que exista incumplimiento o infracción a las obligaciones contenidas en el RIOHS o en el contrato de trabajo. Otros métodos aplicables por infracción podrán consistir en amonestaciones verbales, escritas o la aplicación de multas de hasta un 25% de la remuneración diaria del infractor.
3. Es de suma importancia dejar la debida constancia de emisión y posterior notificación de cartas de amonestación en la Inspección del Trabajo. Luego, se debe archivar el comprobante respectivo en la carpeta personal del trabajador, lo que permitirá mantener actualizo el historial sobre el comportamiento del mismo.
4. La constancia laboral es generada directamente por el empleador en el sitio web de la Dirección del Trabajo (DT): www.dt.gob.cl.
5. Se recomienda entregar y/o enviar la carta de amonestación al trabajador; así mismo, que la misma refleje la constancia de recepción y/o toma de conocimiento.
6. Es recomendable que la redacción de las cartas se realice en forma objetiva, relatando específica y detalladamente todos los antecedentes en los cuales se funda.
7. En ciertas ocasiones, la suma de cartas de amonestación podría constituir un incumplimiento grave de las obligaciones que impone el contrato. Esto debe ser analizado cuidadosamente por los asesores legales del empleador.
8. Se recomienda emitir cartas de amonestación en casos extremos: cuando realmente ameriten su redacción; por ello, es necesario dejar claro que se extiende por un evento que no ha podido ser evitado mediante una simple interacción entre jefaturas y colaboradores, o por la reiteración del mismo.
9. La emisión de las cartas debe realizarse sin discriminación de personal, es decir, que sea aplicable a todos los colaboradores por igual, de manera de garantizar la impersonalidad de la medida.
10. Es importante considerar que la no emisión de una carta de amonestación frente a una situación de incumplimiento, podrá ser considerada como “perdón de la causal”.
Finalmente, debemos considerar que aun cuando la normativa permite la emisión de cartas de amonestación, y según sea el caso, la aplicación de una causal de terminación avalada en ellas; en el caso de que existe un evento de reclamación por el trabajador, será finalmente el Juez Laboral quien en definitiva resolverá.
Módulo de Carta de Amonestación de GENHORAS
El sistema de Asistencia GENHORAS de la empresa Genera HR Digital, dispone del módulo de Carta de Amonestación, el cual permite a la jefatura o administrador del sistema, generar y enviar a los colaboradores una carta por atrasos, ausencia o marcas no pareadas.
Además, esta opción permite seleccionar un rango de fechas, ubicar a un trabajador por RUT y/o nombre; así como descargar un archivo de auditoria con el detalle de los trabajadores que hayan sido amonestados en un periodo determinado.
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